Điều khoản sử dụng và Chính sách bảo mật ZaloDesk

1. Phạm vi và chấp nhận

ZaloDesk gồm phần mềm cài trên máy tính Windows hoặc macOS và các dịch vụ trực tuyến đi kèm: tài khoản và giấy phép ZaloDesk, truy cập từ trình duyệt và điện thoại, đồng bộ máy nhân viên, AI và thanh toán. Khi cài đặt, đăng nhập, thanh toán hoặc tiếp tục sử dụng ZaloDesk, bạn đồng ý với điều khoản này. Nếu bạn sử dụng ZaloDesk thay mặt một doanh nghiệp, bạn xác nhận mình có quyền đồng ý thay doanh nghiệp đó.

2. Định nghĩa

• Phần mềm: ứng dụng ZaloDesk cài trên máy tính, kể cả các bản cập nhật.
• Dịch vụ trực tuyến: các máy chủ ZaloDesk dùng cho tài khoản, giấy phép, thanh toán, AI, truy cập từ xa và đồng bộ máy nhân viên.
• Chủ workspace: người hoặc doanh nghiệp đứng tên gói, cấp và thu hồi quyền cho nhân sự.
• Nhân sự: người được chủ workspace cấp quyền dùng ZaloDesk trên trình duyệt, điện thoại hoặc máy tính của họ.
• Tài khoản Zalo kết nối: tài khoản Zalo mà bạn đăng nhập vào ZaloDesk bằng mã QR.
• Dữ liệu khách hàng: tin nhắn, danh bạ, tệp, ghi âm, ghi chú CRM, lịch hẹn và các dữ liệu khác mà bạn hoặc nhân sự đưa vào ZaloDesk.
• Credit AI: đơn vị dùng để tính chi phí các tính năng AI, đi kèm gói hoặc nạp thêm.

3. Quan hệ với Zalo

• ZaloDesk là sản phẩm độc lập, không phải sản phẩm chính thức, đại lý hay đối tác của Zalo hoặc VNG.
• Bạn dùng chính các tài khoản Zalo của mình và tiếp tục chịu ràng buộc bởi Điều khoản sử dụng của Zalo. ZaloDesk không có tính năng nhắn tin hàng loạt tới người lạ hay quét số điện thoại.
• Zalo có thể hạn chế hoặc khóa tài khoản vì nhiều lý do nằm ngoài ZaloDesk, chẳng hạn tài khoản mới chưa xác minh, nhiều tài khoản trên một thiết bị, thiết bị hoặc địa chỉ IP từng vi phạm, hay bị người nhận báo cáo spam. Quyết định của Zalo về tài khoản của bạn, kể cả việc Zalo đánh giá ZaloDesk là phần mềm bên thứ ba, không thuộc quyền kiểm soát của ZaloDesk.
• Khi Zalo thay đổi giao thức hoặc chính sách, một số tính năng có thể tạm gián đoạn cho tới khi ZaloDesk cập nhật.

4. Tài khoản và nhân sự

• Bạn đăng nhập ZaloDesk bằng tài khoản Google. ZaloDesk không yêu cầu và không lưu mật khẩu Zalo; tài khoản Zalo được kết nối bằng mã QR.
• Chủ workspace quyết định nhân sự nào được dùng tài khoản Zalo, hội thoại hay máy tính nào, và chịu trách nhiệm về hành động của nhân sự trong ZaloDesk.
• Chủ workspace cần thu hồi quyền của nhân sự nghỉ việc và báo ngay cho ZaloDesk khi phát hiện tài khoản bị truy cập trái phép.
• Số nhân sự, số tài khoản Zalo và lượng credit AI tùy theo gói. Không chia sẻ một chỗ nhân sự cho nhiều người.

5. Sử dụng được phép và hành vi bị cấm

ZaloDesk dùng để chăm sóc khách hàng và vận hành kinh doanh hợp pháp. Bạn không được dùng ZaloDesk để:

• Gửi tin nhắn quảng cáo hoặc gọi điện tới người chưa đồng ý nhận, hoặc quấy rối người khác.
• Thu thập, mua bán hoặc xử lý dữ liệu cá nhân trái pháp luật.
• Lừa đảo, mạo danh, đăng tải hoặc truyền nội dung vi phạm pháp luật, kích động thù địch, khiêu dâm hoặc bạo lực.
• Mua bán hàng cấm hoặc hàng hóa kinh doanh có điều kiện mà không đáp ứng điều kiện theo luật.
• Xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, bí mật kinh doanh hoặc quyền hợp pháp của bên thứ ba.
• Can thiệp, dò quét hoặc tấn công hệ thống ZaloDesk; dịch ngược, sao chép, bán lại phần mềm; vượt qua giới hạn nhân sự, tài khoản hoặc credit.
• Khai thác lỗi của hệ thống. Khi phát hiện lỗi, vui lòng báo cho ZaloDesk qua email hỗ trợ.

Vi phạm có thể dẫn tới tạm ngưng hoặc chấm dứt dịch vụ theo Mục 12.

6. Dữ liệu và quyền riêng tư

6.1. Dữ liệu lưu trên máy của bạn

Cơ sở dữ liệu chính của ZaloDesk nằm trên máy tính đã cài ứng dụng: tin nhắn, danh bạ, CRM, tệp, ghi âm cuộc gọi, lịch hẹn và cài đặt. Phiên đăng nhập Zalo được mã hóa và chỉ dùng để kết nối Zalo từ máy đó. Bạn toàn quyền với dữ liệu này và nên sao lưu thư mục dữ liệu định kỳ; ZaloDesk không khôi phục được dữ liệu mất do hỏng ổ cứng hay xóa máy.

6.2. Dữ liệu xử lý trên dịch vụ trực tuyến

• Tài khoản và giấy phép: email, tên, mã người dùng, gói, số chỗ nhân sự, thời hạn, mã thiết bị và số dư credit, để xác thực, cấp quyền và đối soát.
• Truy cập từ trình duyệt và điện thoại: khi chủ workspace bật, hội thoại và tệp mà nhân sự được giao sẽ truyền từ máy tính qua relay của ZaloDesk tới thiết bị của nhân sự để phục vụ phiên làm việc đó.
• Thanh toán: nội dung chuyển khoản, số tiền, thời gian và thông tin người chuyển do ngân hàng cung cấp qua cổng đối soát; với gói trả bằng thẻ, thông tin thẻ do Stripe xử lý và ZaloDesk không lưu số thẻ.
• AI: xem Mục 8.
• Chẩn đoán: phiên bản ứng dụng, hệ điều hành, loại lỗi, nhật ký lỗi và số liệu sử dụng tính năng được gửi tới PostHog để sửa lỗi và cải thiện độ ổn định. Dữ liệu này được lọc tự động để loại bỏ email, số điện thoại, cookie, mã xác thực và đường dẫn tệp trước khi gửi. Dữ liệu chẩn đoán không gồm nội dung tin nhắn, danh bạ, tệp hay ghi âm.

6.3. Đồng bộ máy nhân viên

Khi nhân sự cài ZaloDesk trên máy tính riêng và liên kết vào workspace, chủ workspace đánh dấu từng tài khoản Zalo trên máy đó là tài khoản công ty hoặc tài khoản cá nhân:

• Tài khoản công ty: toàn bộ dữ liệu của tài khoản đó được sao chép về máy của quản lý, và quản lý có thể thao tác thông qua máy nhân viên.
• Tài khoản cá nhân (mặc định khi chưa đánh dấu): chỉ những hội thoại nhân sự tự chọn chia sẻ mới được sao chép, quản lý chỉ được xem. Ngừng chia sẻ sẽ dừng đồng bộ dữ liệu mới; dữ liệu đã đồng bộ trước đó vẫn ở trên máy quản lý.
• Phiên đăng nhập Zalo, cookie, khóa API, cài đặt và ghi chú riêng không bao giờ rời máy nhân viên.

Chủ workspace có trách nhiệm thông báo cho nhân sự về phạm vi đồng bộ này trước khi liên kết máy.

6.4. Vai trò của mỗi bên

Với dữ liệu cá nhân của khách hàng và nhân sự của bạn, bạn là bên quyết định mục đích và cách xử lý; ZaloDesk xử lý theo cấu hình và yêu cầu của bạn. Bạn chịu trách nhiệm có cơ sở hợp pháp và thông báo cho chủ thể dữ liệu theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

6.5. Chia sẻ, lưu giữ và xóa

• ZaloDesk không bán dữ liệu của bạn. Dữ liệu chỉ được chia sẻ với các nhà cung cấp cần thiết để vận hành tính năng bạn dùng (hạ tầng máy chủ, đăng nhập Google, thanh toán, mô hình AI, chẩn đoán) và với cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.
• Dữ liệu tài khoản được giữ trong thời gian bạn sử dụng dịch vụ và theo thời hạn lưu chứng từ kế toán. Bạn có thể yêu cầu xem, sửa hoặc xóa dữ liệu tài khoản qua email hỗ trợ; ZaloDesk xử lý trong 10 ngày làm việc.
• Dữ liệu trên máy của bạn không bị xóa khi gói hết hạn. Bạn xóa dữ liệu này bằng cách xóa thư mục dữ liệu của ứng dụng.

7. Gói, thanh toán và credit

• Tải ứng dụng và kết nối Zalo không mất phí. Tính năng trả phí, số nhân sự, số tài khoản Zalo và credit AI theo gói đã ghi nhận trên tài khoản ZaloDesk. Chi tiết ở bảng giá.
• Gói tại Việt Nam được trả trước theo kỳ 6 hoặc 12 tháng bằng chuyển khoản ngân hàng qua VietQR. ZaloDesk không tự động trừ tiền; khi hết kỳ, bạn chủ động gia hạn.
• Giá, quyền lợi và điều kiện hiển thị tại thời điểm mua áp dụng cho giao dịch đó. Thay đổi giá sau này không ảnh hưởng kỳ bạn đã trả.
• Chuyển khoản sai nội dung, thiếu tiền hoặc sau khi mã QR hết hạn sẽ được kiểm tra thủ công khi bạn gửi bằng chứng chuyển khoản tới bộ phận hỗ trợ.
• Credit AI đi kèm gói dùng trong kỳ của gói. Credit nạp thêm không tự thay đổi gói. Credit đã sử dụng không được hoàn lại.
• Gói thuê bao theo tháng trả bằng thẻ (Expat Edition) có thể hủy bất cứ lúc nào và hết hiệu lực vào cuối kỳ đã trả.

8. AI, tự động hóa và cuộc gọi

• Khi bạn bật tính năng AI, nội dung và ngữ cảnh cần cho từng yêu cầu được gửi tới cổng AI của ZaloDesk và nhà cung cấp mô hình liên quan. Âm thanh cuộc gọi AI đi trực tiếp từ máy của bạn tới nhà cung cấp mô hình giọng nói. ZaloDesk không dùng dữ liệu hội thoại của bạn để huấn luyện mô hình.
• Câu trả lời của AI có thể sai. Bạn chịu trách nhiệm về tài liệu, cấu hình, quyền công cụ và các tin nhắn, cuộc gọi AI thực hiện nhân danh bạn. Nên bật phê duyệt cho giá, cam kết, thanh toán, thay đổi dữ liệu và nội dung nhạy cảm.
• Khi dùng AI gọi điện hoặc ghi âm cuộc gọi, bạn chịu trách nhiệm tuân thủ quy định pháp luật về cuộc gọi, ghi âm và thông báo cho người nghe khi pháp luật yêu cầu.
• Quy trình tự động chỉ chạy khi máy tính cài ZaloDesk đang bật và có Internet.

9. Vận hành và cập nhật

• ZaloDesk chạy trên máy tính của bạn, nên máy cần bật và có Internet để nhận tin, chạy tự động hóa và phục vụ nhân sự trên trình duyệt hoặc điện thoại. Bạn chịu trách nhiệm về nguồn điện, kết nối mạng và thiết bị.
• ZaloDesk tự cập nhật. Khi bản cũ ảnh hưởng tới bảo mật hoặc không còn tương thích với Zalo, ZaloDesk có thể yêu cầu cập nhật trước khi tiếp tục sử dụng.
• Dịch vụ trực tuyến có thể tạm gián đoạn khi bảo trì hoặc khắc phục sự cố. ZaloDesk thông báo trước khi bảo trì có kế hoạch, trừ trường hợp khẩn cấp về an ninh.

10. Sở hữu trí tuệ

• Phần mềm, thương hiệu, giao diện và tài liệu ZaloDesk thuộc sở hữu của ZaloDesk. Bạn được quyền sử dụng trong thời hạn gói, không được chuyển nhượng, cho thuê lại, sao chép hoặc dịch ngược.
• Dữ liệu khách hàng thuộc về bạn.
• Góp ý bạn gửi cho ZaloDesk có thể được dùng để cải thiện sản phẩm mà không phát sinh nghĩa vụ với bạn.

11. Giới hạn trách nhiệm

• ZaloDesk được cung cấp theo hiện trạng. ZaloDesk không cam kết phần mềm luôn hoạt động không lỗi, không gián đoạn hoặc đáp ứng mọi nhu cầu riêng của bạn.
• ZaloDesk không chịu trách nhiệm về thiệt hại gián tiếp như mất doanh thu, mất lợi nhuận, gián đoạn kinh doanh; về việc Zalo hạn chế tài khoản; về dữ liệu mất trên máy của bạn; hay về hành động của nhân sự và nhà cung cấp bên thứ ba.
• Trong mọi trường hợp, tổng trách nhiệm bồi thường của ZaloDesk không vượt quá số phí bạn đã trả cho ZaloDesk trong 12 tháng trước sự việc.
• Không bên nào phải chịu trách nhiệm khi không thực hiện được nghĩa vụ do bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh, mất điện hay đứt cáp diện rộng, sự cố của nhà cung cấp hạ tầng, hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước.

12. Tạm ngưng và chấm dứt

• Bạn có thể ngừng sử dụng bất cứ lúc nào. Phí đã trả không được hoàn ngoài trường hợp tại Mục 7.
• ZaloDesk có thể tạm ngưng hoặc chấm dứt dịch vụ khi bạn vi phạm điều khoản này, khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc khi cần ngăn chặn sự cố an ninh. Trừ trường hợp khẩn cấp hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước, ZaloDesk thông báo trước ít nhất 1 ngày làm việc.
• Khi dịch vụ chấm dứt, các tính năng trực tuyến và quyền của nhân sự dừng lại; dữ liệu trên máy của bạn vẫn còn.

13. Thay đổi điều khoản

ZaloDesk có thể cập nhật điều khoản này và đăng phiên bản mới tại trang này kèm ngày cập nhật. Thay đổi quan trọng được thông báo trong ứng dụng hoặc qua email và có hiệu lực sau 7 ngày kể từ ngày đăng. Bạn tiếp tục sử dụng ZaloDesk sau thời điểm đó nghĩa là đồng ý với phiên bản mới.

14. Khiếu nại và tranh chấp

• Gửi khiếu nại qua email hoặc Zalo hỗ trợ tại Mục 15. ZaloDesk phản hồi trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin.
• Hai bên ưu tiên thương lượng. Nếu không thống nhất được, tranh chấp được giải quyết tại tòa án có thẩm quyền của Việt Nam.
• Điều khoản này được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam.

15. Liên hệ

• Email: ZaloDesk_support@gmail.com
• Zalo: +84 775 684 590