Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc có phần bàn giao khách hàng Zalo
Cập nhật 2026-10-07 · biên soạn bởi đội ZaloDesk
Hầu hết mẫu biên bản bàn giao chỉ liệt kê công việc, tài liệu và tài sản. Với vị trí bán hàng hay chăm sóc khách, phần dễ mất nhất lại là khách hàng, tài khoản Zalo và các nhóm Zalo có khách. Mẫu dưới đây có đủ các phần đó, sao chép và chỉnh theo công việc thực tế.
Khi nào cần biên bản bàn giao
- Nhân viên nghỉ việc.
- Chuyển bộ phận, chuyển chi nhánh.
- Nghỉ dài ngày: thai sản, nghỉ phép dài.
Mẫu biên bản (sao chép)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại ……………………… BÊN GIAO Họ và tên: ………………… Chức vụ: ………… Bộ phận: ………… BÊN NHẬN Họ và tên: ………………… Chức vụ: ………… Bộ phận: ………… NGƯỜI CHỨNG KIẾN (quản lý trực tiếp) Họ và tên: ………………… Chức vụ: ………… 1. CÔNG VIỆC ĐANG THỰC HIỆN STT | Công việc | Tình trạng | Hạn hoàn thành | Ghi chú 2. HỒ SƠ, TÀI LIỆU STT | Tên hồ sơ/tài liệu | Bản giấy/bản mềm | Nơi lưu | Ghi chú 3. TÀI SẢN, THIẾT BỊ STT | Tài sản (máy tính, điện thoại, SIM, thẻ…) | Số lượng | Tình trạng | Ghi chú 4. TÀI KHOẢN VÀ QUYỀN TRUY CẬP STT | Hệ thống (Zalo công ty, email, phần mềm…) | Tên đăng nhập/số điện thoại | Cách xử lý (chuyển giao/thu hồi/đổi mật khẩu) 5. KHÁCH HÀNG ĐANG CHĂM SÓC STT | Khách hàng | Kênh liên hệ (Zalo công ty/khác) | Tình trạng | Việc tiếp theo và hạn | Cam kết đã đưa ra 6. NHÓM ZALO CÓ KHÁCH HÀNG STT | Tên nhóm | Trưởng nhóm hiện tại | Đã chuyển quyền trưởng nhóm cho tài khoản công ty (Có/Chưa) 7. CAM KẾT – Bên giao đã bàn giao đầy đủ các nội dung trên và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin. – Bên giao không tiếp tục sử dụng tài khoản, tài liệu và dữ liệu khách hàng của công ty sau ngày bàn giao. – Bên nhận đã kiểm tra và tiếp nhận các nội dung trên. Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản. BÊN GIAO BÊN NHẬN NGƯỜI CHỨNG KIẾN (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Những việc cần làm trên Zalo
- Nhóm Zalo có khách: chuyển quyền trưởng nhóm cho tài khoản công ty trước khi người cũ rời nhóm.
- Tài khoản Zalo công ty: nếu người cũ từng biết mật khẩu, đăng xuất thiết bị lạ trong mục quản lý thiết bị rồi đổi mật khẩu.
- SIM công ty: thu lại SIM đã đăng ký tài khoản Zalo, vì Zalo gửi mã xác thực về SIM.
Mẫu tin giới thiệu người phụ trách mới có trong 30 mẫu tin nhắn chăm sóc khách hàng.
Bàn giao khách trong vài phút với ZaloDesk
Khi khách nhắn vào tài khoản Zalo công ty đã kết nối ZaloDesk, phần 5 của biên bản gần như có sẵn:
- Quản lý giao lại từng cuộc trò chuyện cho người mới, kèm toàn bộ tin nhắn, cuộc gọi ghi âm, file, nhãn và ghi chú.
- Người mới nhắn khách ngay trong hội thoại cũ, từ cùng số Zalo công ty.
- Thu quyền của người cũ trong một thao tác, vì nhân viên làm việc bằng quyền ZaloDesk, không cần mật khẩu Zalo công ty.
- Xuất danh sách khách theo nhãn để đối chiếu với biên bản.
Xem thêm nhân viên nghỉ việc mang theo khách hàng và quản lý Zalo nhân viên.
Câu hỏi thường gặp
Khách đang nằm trong Zalo cá nhân của nhân viên thì bàn giao thế nào?
Nếu nhân viên chạy ZaloDesk trên máy của mình (từ gói Pro), những cuộc chat với khách mà nhân viên chọn chia sẻ đã được đồng bộ về máy quản lý, nên công ty có sẵn lịch sử để giao cho người mới. Về lâu dài, để khách nhắn vào Zalo công ty thì việc bàn giao chỉ còn là giao lại hội thoại.
Biên bản bàn giao có bắt buộc theo mẫu nhà nước không?
Không có mẫu bắt buộc chung, mỗi doanh nghiệp soạn theo công việc thực tế. Mẫu trên có sẵn phần khách hàng và nhóm Zalo mà các mẫu thông thường thiếu.
Làm sao bàn giao khách hàng Zalo nhanh hơn?
Nếu khách nằm trên tài khoản Zalo công ty đã kết nối vào phần mềm như ZaloDesk, quản lý chỉ cần giao lại các cuộc trò chuyện cho người mới. Người mới đọc được toàn bộ lịch sử, nhãn và ghi chú, không cần chép lại vào biên bản từng chi tiết.